Omgangsregels en meldroutes
Omgangsregels
- Alle medewerkers van VRIJDAG vervullen een voorbeeldrol en gedragen zich als representant van VRIJDAG .
- We bejegenen elkaar en de leerlingen/deelnemers op vriendelijke wijze en met respect voor elkaars etniciteit, geloof, geaardheid, fysieke of verstandelijke beperkingen.
- We spreken elkaar en leerlingen/deelnemers aan op hun gedrag, niet op hun persoon.
- Binnen en buiten onze organisatie wordt het belang van VRIJDAG niet bewust geschaad.
- We praten met elkaar, niet over elkaar. Medewerkers spreken elkaar persoonlijk aan wanneer zij last hebben van elkaars gedrag en stellen zich open voor kritiek.
- We ruimen onze eigen rommel op en laten de ruimtes netjes achter na gebruik. Medewerkers zorgen ervoor dat gebruikte inventaris weer terug komt op de eigen plek. Gaat er iets stuk dan melden medewerkers dit bij de beheerder van de locatie.
- Medewerkers gebruiken geen alcohol en/of drugs tijdens de uitoefening van de functie (inclusief pauzes) en verschijnen nuchter, dus niet onder invloed van alcohol en/of drugs op het werk.
- Medewerkers realiseren zich dat ze kwetsbaar zijn in (privé) contacten met leerlingen/deelnemers. We zijn terughoudend in onze contacten die een privékarakter hebben met leerlingen/deelnemers via de moderne media en sociale netwerken.
- We treden niet verder binnen in de persoonlijke levenssfeer van collega’s en leerlingen/deelnemers dan functioneel en wenselijk is, op basis van het gezamenlijk gestelde (artistieke/professionele) doel.
- We gaan integer en zorgvuldig om met verkregen informatie die vertrouwelijk is of waarvan in redelijkheid verwacht mag worden dat die informatie een vertrouwelijk karakter heeft.
- Medewerkers zorgen ervoor dat noodzakelijk lichamelijk contact functioneel is en niet misverstaan kan worden.
- We realiseren ons dat bepaalde situaties of vriendelijke handelingen door anderen misverstaan kunnen worden en dat dit kan leiden tot beschuldigingen van (seksuele) intimidatie.
- Eén op één situaties met minderjarige leerlingen/deelnemers in afgesloten ruimtes waar geen zicht op is worden zoveel mogelijk vermeden. Als dit onoverkomelijk is zorgt de medewerker er waar mogelijk voor dat hij/zij zichtbaar is voor anderen (bijv.: deur open zetten).
- Medewerkers maken geen beeldmateriaal van kinderen/jong volwassenen zonder dat dit noodzakelijk is voor het (artistieke) doel en er expliciete toestemming voor is van de ouders.
- We gebruiken géén spullen en materialen van VRIJDAG voor privé doeleinden (bijvoorbeeld geen privé-kopieën maken).
- Medewerkers gaan behoedzaam en op een correcte manier om met de (computer-) faciliteiten van VRIJDAG, met het gebruik van email (soms is een andere vorm van communicatie verstandiger), met VRIJDAG gerelateerde berichten op Facebook, Instagram, YouTube, in WhatsApp, etc.
- Medewerkers bezoeken geen ongeoorloofde omstreden websites (pornografische, racistische, discriminerende, aanstootgevende, etc.) op door de VRIJDAG-organisatie ter beschikking gestelde systemen en netwerk.
- Medewerkers gaan volgens de regelgeving AVG strikt vertrouwelijk om met inlogcodes van bijvoorbeeld onze pc’s en gegevens van personeel en leerlingen/deelnemers. Medewerkers vragen vooraf toestemming aan leerlingen/deelnemers of zij aan een app-chatgroep toegevoegd willen worden.
- In mailwisseling naar meerdere privé-mailadressen gebruiken medewerkers de BCC, zodat privé-mailadressen niet onbedoeld worden verspreid.
- Medewerkers gaan zorgvuldig om met de in bruikleen verstrekte sleutels en alarmcodes van de locatie en geven onder geen beding verstrekte sleutels of alarmcodes af aan personen buiten de organisatie.
Meldroutes
Iedereen die bij VRIJDAG werkt - in dienst, freelance of vrijwillig -, deelneemt aan de programma’s van VRIJDAG, die VRIJDAG bezoekt of een dienst/product levert is medeverantwoordelijk voor een veilig klimaat. Als je ongewenst gedrag ervaart, zijn er de volgende mogelijkheden om zorgen of ervaringen te uiten, bespreekbaar te maken en/of te melden:
A. Als bezoeker, deelnemer, cursist, leerling, gast/klant of andere externe zonder directe arbeidsrelatie met VRIJDAG:
- Bij een voor jou bekende medewerker van VRIJDAG of rechtstreeks bij de interne vertrouwenspersoon Leontine Hulscher, bereikbaar via (06) 46 19 87 06.
- Het externe meldpunt van Mores online voorziet niet in het behandelen van meldingen van bezoekers/deelnemers/cursisten/leerlingen/gasten/klanten. Daarom start onze brancheorganisatie Cultuurconnectie in 2023 een pilot die hierin wél voorziet, als een aanvullende dienst. Vanaf seizoen 2023-2024 worden posters op onze locaties verspreid waarop routes naar onafhankelijke vertrouwenspersonen worden geschetst die voor deelnemers, cursisten, leerlingen bezoekers, en overige gasten toegankelijk zijn. Deze pilot zal na een jaar worden geëvalueerd. Ook de interne contactpersoon van VRIJDAG kan hier desgewenst naar doorverwijzen.
B. Als VRIJDAG-medewerker (in loondienst, freelance, stage of vrijwillig):
- Bij je leidinggevende (voor mensen in dienst, stagiairs, vrijwilligers), of opdrachtgever (voor freelancers);
- is dit om welke reden dan ook noch mogelijk noch wenselijk, dan bij de P&O-adviseur van VRIJDAG;
- is dit om welke reden dan ook noch mogelijk noch wenselijk, dan bij de directeur-bestuurder van VRIJDAG;
- is dit om welke reden dan ook noch mogelijk noch wenselijk, dan kun je naar de interne vertrouwenspersoon Leontine Hulscher, bereikbaar via (06) 46 19 87 06
- is de stap naar een externe vertrouwenspersoon gewenst dan biedt de CAO een centraal meldnummer waarmee contact kan worden opgenomen met onafhankelijke, externe, professionele vertrouwenspersonen van Mores online. Zij zijn bereikbaar op (088) 111 9950 of via mores@devertrouwenspersoon.nl. Ook kan de werknemer de vertrouwenspersonen schriftelijk benaderen per post. Informatie is te vinden via https://mores.online/.
C. Als dienstverlener/leverancier:
- Bij degene die je de opdracht heeft verleend of, indien dat niet mogelijk is, bij de interne vertrouwenspersoon Leontine Hulscher, bereikbaar via (06) 46 19 87 06. De interne contactpersoon kan desgewenst doorverwijzen.
Alle meldingen/ervaringen worden serieus genomen en in vertrouwen behandeld. Wanneer het VRIJDAG-team zelf niet over de juiste expertise beschikt, zal - in overleg met de melder - professionele hulp ingeschakeld worden om dit verder te begeleiden. Let hierbij op het volgende: de directeur-bestuurder heeft de plicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving en de Raad van Toezicht (RvT) om toezicht te houden op de organisatie. Het kan daarom zijn dat handelen naar aanleiding van een melding bij de directie of RvT noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat het ongewenste gedrag ook anderen raakt of mogelijk kan raken. Hoewel e.e.a. uiteraard zorgvuldig zal worden opgepakt, kan volledige vertrouwelijkheid dan niet altijd worden gewaarborgd.
Met medewerkers tegen wie een klacht wordt ingediend zal zorgvuldig worden omgegaan. In beginsel is volledige geheimhouding daarbij het adagium voor alle betrokkenen. Het kan voorkomen dat van dit principe moet worden afgeweken als het algemeen bedrijfsbelang hiermee gemoeid is. In dat geval zal de privacy van betrokken zoveel mogelijk beschermd worden.
De belangrijkste taken van de interne vertrouwenspersoon zijn:
- De melder opvangen
- De situatie met de melder analyseren
- Adviseren van de melder over de te ondernemen stappen
- De melder die het ongewenst gedrag ervaart, begeleiden en ondersteunen bij de te volgen procedure
- Minimaal één keer per jaar rapporteren aan de directeur-bestuurder
VRIJDAG Procedure na een melding
Als grensoverschrijdend gedrag wordt gemeld, worden in het algemeen de volgende stappen ondernomen:
- VRIJDAG luistert naar de melder;
A. Als de melder getuige is geweest van het gedrag:
- Bespreekt VRIJDAG de melding met de betrokken partijen;
- Zie voor verdere acties hieronder;
B. Als de melder zelf dit gedrag heeft ervaren:
- Vangt VRIJDAG de melder op en geeft deze ondersteuning, al naar gelang de wensen van de melder;
- Bespreekt VRIJDAG de mogelijkheden. Bijvoorbeeld:
- In gesprek gaan met de betrokkene(n);
- In gesprek gaan met een interne of externe vertrouwenspersoon
- Een klachtenprocedure opstarten
- Inschakelen van politie en/of slachtofferhulp of het centrum seksueel geweld;
- Als de benodigde expertise binnen VRIJDAG ontoereikend is, wordt advies ingewonnen van onafhankelijke experts;
- Indien nodig en van toepassing worden gevallen besproken in de vergadering van de directeur-bestuurder met de RvT;
- Indien nodig worden passende sancties genomen, afhankelijk van de relatie met de veroorzaker en de ernst van het gedrag. Dit kan variëren van een formele waarschuwing, ontzegging van toegang tot het pand, het opzeggen van de relatie, beëindiging van de opdracht, ontbinding van de arbeids- of samenwerkingsovereenkomst, etc.
Bij alle stappen respecteert VRIJDAG het vertrouwen en privacy van de melder, waarbij de melder zo veel mogelijk zeggenschap houdt over de te nemen stappen, tenzij de eigen veiligheid of die van anderen in het geding is, of wanneer ernstige misdrijven ons anders verplichten en melding moet worden gedaan bij de Politie en/of Veilig Thuis. In dat geval zal de privacy van betrokken zoveel mogelijk beschermd worden.
Er worden heldere afspraken over vervolg stappen gemaakt met instemming van alle partijen.
Alle cases worden individueel beoordeeld.